广东省食品进出口集团公司工业食品公司电子商务平台案例

日期:2016-09-07 / 人气: / 来源:未知

 工业食品公司是一家以食品出口为主的外贸公司,以前公司内部有独立的业务和财务系统,但是两套系统的数据不同共享,使的财务对业务的管理和监控存在严重的滞后性,如何通过信息化手段将分散的"信息孤岛"有效地连接起来,实行网络化,集中化管理,提高管理的控制力和控制质量显得最为重要。实施了鸽姆商流专业版后,对企业产生了如下的效果:
(1)强大的出口业务核算和跟踪功能 
       系统支持复杂的出口效益核算,对于每一单业务都可以随时分析其成本和利润情况,从而节省了业务很大的出口成本核算工作量,而且保证了业务员的报价的准确性,此外,由于出口业务所涉及的周期比较长,系统强大
的跟踪功能使业务员对每一单业务的已执行情况和未执行情况了如指掌。
(2)业务财务一体化
       由于财务大多数的凭证都是与业务相关的,所以通过实施财务业务一体化的鸽姆商流专业系统,大多数的财务凭证都可以直接从业务自动生成到财务凭证,所以将财务人员从以往的凭证录入的繁杂工作中解脱出来,可以有更多的时间和精力来执行业务监控的功能。
(3)穿透式报表查询
       可以动态、实时对业务数据主动地"一查到底",例如从汇总报表 --> 明细报表 --> 明细帐数据 --> 原始凭证数据 --> 原始业务数据等各种监管功能。
(4)自定义审批工作流和警报条件 
       系统将业务流程区分为很多的控制点,对于每个控制点,系统都可设置审批进行控制,设置时既可以针对不同的业务类型,不同的审批条件,不同的审批流程,如不同付款方式(L/C,T/T等)的出口合同,L/C方式的出口合同审批人是甲,其审批最大金额是50万美金,超过50万美金的审批可以设置为另外的审批人员。 
       警报系统是辅助管理功能的工具,系统会通过警报通知操作人当前应及时处理的业务,还可以根据公司实际情况自定义预警功能,如自动提示业务员发货、备货时间、付款时间、核销单到期预警、出口装运期限预警、海关手册核销预警、催收款时间、金额、经理审批等等,成为业务员的“好管家”。从而最大限度的减少了各种业务和财务上的风险。 
(5)强调决策分析管理 
       强化对数据的分析、比对、模拟运作。为企业建立起新型的预算管理中心、费用中心、成本中心、利润中心、财务管理中心。形成资金流,物流,信息流的高度统一,使公司的经营理念,管理制度延伸到财务、业务的各个环节,为企业提供正确的,具有前瞻性的决策支持。 
(6)建立了完整的客户管理和服务体系
       原来由于管理不规范使得客户资料管理分散,散在各业务员手工,公司没有完整统一的客户资料,以至于随着人员流动而使客户资料流失,给本公司造成不必要的损失。现在在规范的管理体系下,拥有了一套非常完整的客户管理和服务体系。 
(7)制单工作更加快速与准确 
       单证处理是外贸业务中工作量最大,最容易出错的一个环节,使用了系统之后,数据全程共享,任何重复数据只需要录入一次即可(从合同到出口发票、从出口发票到各种单证),从而保证了“单证相符、单单一致”。完全自动化,任何一种单证都是自动提取所需要的数据,自动生成。与信用证管理的紧密结合,制单人员可从信用证中提取数据,从而保证单证数据与信用证数据的统一性。而单证制作完成后的一系列业务操作如报关、结汇、核销与退税等多为事务性处理工作,所以系统除完成单据交接外,相关人员可登记办理过程中的具体情况,从而彻底告别手工时代的“厚本”。
(8)电子商务平台大大增强了整个出口供应链的高效运做
       系统提供强大的与内部系统完全集成的为客户和供应商使用的电子商务平台,通过这个平台,企业可以及时了解供应商的销售情况,并可以降低业务成本,提高客户的满意度,而供应商通过电子商务平台及时上报各种所需数据,可以加强企业对整个业务的供应过程全程监控,从而最大限度的满足了国外客户对交货准确性的高要求。

作者:GG3M


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